Ferienzeit = Aufräumzeit = Datensparsamkeit
Teams
Es empfiehlt sich die bisherigen Teams aufzuräumen und Datenmüll zu löschen.
Je nachdem wie der Unterricht pro Jahrgang organisiert wird, gibt es zwar mehrere Wege, aber nach den Erfahrungen der letzten Jahre ist es am konsequentesten, für alle Lerngruppen pro Schuljahr neue Teams anzulegen, und die bisherigen zu löschen (nach Sicherung / Übertragung der relevanten Inhalte)
Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:
- Klare Datenstruktur für alle Beteiligten
- Ordnung statt Chaos (nach mehreren Jahren entsteht sonst ein großer Datenfriedhof)
- Die Lerngruppen haben mit dem neuen Schuljahr automatisch ein »leeres Heft« und keine alten Chats mehr
- und noch vieles mehr …
Wichtig: Benennungsrichtlinie für neue Teams:
Es ist möglich bei Neuanlage des Teams die OneNote-Struktur des Vorjahres mit einem Klick zu übernehmen.
Hier ein Tutorial dazu:
Alternativen zur Neuanlage der Teams
a) Umbenennung (möglich, aber nicht praktikabel)
In Ausnahmefällen kann eine einfache Umbenennung des Teams erfolgen:
Vorsicht: der neue Name wird nicht automatisch auf das Kursnotizbuch und die Emailadresse übernommen.
Eine Umbenennung des Kursnotizbuches ist nur aufwendig über Sharepoint möglich. Die Stamm-Emailadresse kann dagegen nicht nachträglich geändert werden.
b) Archivierung
Klassen, die nicht weitergeführt werden, können archiviert werden. So sind die bisherigen Inhalte noch auffindbar – es kann aber nichts Neues gepostet werden. Im Sinne der Datensparsamkeit sollte vorher aber genau überlegt werden, was wirklich alles aufhebenswert ist.
c) Sicherung / Löschen
Nicht weiter geführte Teams (z.B. Abschlussklassen) sollten nach vorheriger Sicherung der Inhalte gelöscht werden:
Kursnotizbücher (OneNote)
Wer diese sichern oder exportieren möchte, findet hier drei Möglichkeiten:
Chatverläufe
Ein Speichern geht momentan nur händisch und einzeln per »drag & drop« (also Text kopieren und über die Zwischenablage in ein anderes Programm lokal speichern).
Dateien
Diese liegen im OneDrive und sind weiterhin zugänglich
Outlook
Auch im Postfach lohnt es sich mal gründlich aufzuräumen (privat wie auch dienstlich). z.B. nicht benötigte Emails löschen oder archivieren, um Speicherplatz frei zu geben. Anleitung unter:
(für Profis): Routinen einrichten – für noch schnelleres Verarbeiten